La directora de Notarías, del Ministerio de Justicia (MINJUS), precisó algunos elementos relacionados con la simplificación de procesos y reducción de documentos en las actividades notarial y registral
Facilitar la vida de los cubanos y evitar molestias pasa también por simplificar una serie de procesos legales que durante los últimos años —y por distintas razones— han provocado malestares y quejas de los ciudadanos.
El tema ha sido una preocupación constante de las autoridades del país, por lo cual el ministro de Justicia, Oscar Manuel Silvera Martínez, aprobó el pasado año la Instrucción no. 1 del 2018, dirigida a la simplificación de procesos y reducción de documentos en las actividades notarial y registral.
A propósito de ello, la directora de Notarías del MINJUS, Olga Lidia Pérez Díaz, abordó algunos elementos esclarecedores a partir de problemas identificados en acciones de control y planteamientos de la población recogidos por diferentes vías.
Sobre la acreditación del estado conyugal
Entre las dificultades detectadas se encuentra la solicitud por parte de funcionarios de documentos improcedentes. Comentó que en ocasiones cuando las personas adquirían bienes de cualquier naturaleza, a través de contratos de compraventa, donación o permuta, se les exigía la acreditación del estado conyugal, en los casos en que fueran casados.
“Eso implicaba el traslado al Registro Civil y la solicitud de certificación de matrimonio. La legislación notarial permite que tal cuestión sea declarada por las partes sin necesidad de que un documento lo acredite. La responsabilidad de la veracidad de ese planteamiento recae, por supuesto, en las partes comparecientes o en las personas interesadas en la realización de ese acto”.
Desmintió la creencia popular de que solo existen dos estados conyugales, cuando en realidad la legislación reconoce cuatro; es decir: soltero, casado, divorciado y viudo, y “la ley establece la forma de probarlos en los actos en que se requiera”. Explicó que el dato más subsanado en las inscripciones de defunción es el relativo al estado conyugal. “Es un dato que no aporta mucho y, por tanto, no debe ser subsanado en este tipo de asiento”.
Con esto queremos decir —señaló— que si en el acta de defunción se omite el estado conyugal del fallecido y lo que se pretende es tramitar su declaratoria de herederos, es el promovente de este proceso quien debe demostrar su estado. “El abogado y el notario no tienen por qué indicar la necesidad de subsanar por omisión ese dato en el asiento de defunción”.
Certificaciones y plazos de vencimiento
Un asunto que también ha traído consigo confusión es lo relacionado con las certificaciones, de ahí que la Instrucción no. 1 del 2018 determina que las de nacimiento, matrimonio y defunción no tienen un plazo de vigencia.
Cada año se expiden en los Registros Civiles 2 millones de certificaciones, aproximadamente, una cifra muy elevada, alegándose —subrayó Olga Lidia— en algunos de los casos la exigencia por parte de funcionarios e instituciones de que habían caducado o que el impuesto sobre el documento (sello timbrado) ya no era el vigente.
Aclaró que la ley no establece un plazo de vigencia para tales documentos. “Una certificación de nacimiento expedida en 1994, si no ha ocurrido algún cambio de nombre o apellido, posee total validez. Lo mismo sucede con la de defunción, pues uno nace y muere una sola vez.
“En relación con el Registro del Estado Civil, las certificaciones que tienen un plazo de vigencia son las de soltería, ya que el estado conyugal sí puede cambiar en cualquier momento, así como la que acredita la capacidad legal de un ciudadano cubano que desee contraer matrimonio en el exterior”.
En el caso de las viviendas
En relación con la compraventa de viviendas, otro de los problemas identificados era que algunos funcionarios exigían que las personas acreditaran si tenían deudas con el Banco por haber adquirido determinados bienes, entre estos equipos electrodomésticos. En tal sentido, puntualizó que resulta improcedente requerir el pago de otros compromisos que no se relacionan con el inmueble.
Según las modificaciones introducidas en el año 2011 en la Ley General de la Vivienda (LGV), aclaró que no se puede exigir que el heredero que pretenda adjudicarse el inmueble pruebe que residía en este a la muerte del causante, pues la ocupación dejó de ser un requisito, prima el derecho hereditario. “Este es el argumento que justifica la improcedencia de solicitar este documento”.
Por ejemplo, dijo, en el caso de que una madre fallezca, y la hija, aunque no resida en esa casa, tiene el derecho de adjudicársela (ya sea porque tenga mejor ubicación o condiciones), al margen de que sea propietaria de otra; en este supuesto puede transmitir la suya para adjudicarse aquella, según lo previsto en el artículo 76 de la LGV.
Por otra parte, la no tenencia de una vivienda en propiedad o en cotitularidad se toma por declaración bajo la responsabilidad del individuo cuando la recibe por transmisión hereditaria o por quien adquirió el inmueble en actos intervivos, sin necesidad de acreditarlo documentalmente (artículo 70.4 de la LGV).
Procesos simplificados
Estas indicaciones del Ministro de Justicia también contemplan la simplificación de procesos, lo cual implica disminución del costo de recursos y de tiempo. Por ejemplo, en el caso de que las sedes notarial y registral radiquen en el propio inmueble no se exigirá certificación registral a los interesados en el caso de divorcio, autorización para la obtención o actualización del pasaporte para un menor de edad y en otros donde se requiera demostrar el vínculo consanguíneo o conyugal.
El registrador —afirmó Olga Lidia— puede exhibir al notario el libro del registro si el hecho o acto consta inscrito en esa oficina; de no estar se comprueba si está en la base de datos del sistema informatizado a la cual tiene acceso el notario.
Argumentó que en varios municipios del país las notarías y las oficinas registrales del estado civil y de la propiedad se encuentran en un mismo local. “Además, en la medida en que se vaya extendiendo la conectividad en la mayoría de las unidades por vía digital segura, se podrán realizar estas comprobaciones, sin necesidad de que se aporte el documento”.
Otra flexibilización dispuesta —señaló— es que podrán combinarse en una misma escritura notarial actos y hechos relativos a acciones constructivas, así como otros. Ello era necesario hacerlo en documentos distintos.
Finalmente, manifestó que hoy se trabaja en otras modificaciones, con el propósito de mejorar este servicio público. “Si queremos desarrollar nuestra economía y elevar la productividad del trabajo, debemos hacer más fácil la vida de las personas en relación con tales actos jurídicos, siempre con la seguridad que implican”.
En síntesis
- Las certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción no tienen plazo de vigencia. Sí la de soltería.
- Existen cuatro estados conyugales: soltero, casado, divorciado y viudo.
- Resulta improcedente acreditar el estado conyugal de casado cuando se adquieren bienes por compraventa.
- En el asiento de inscripción de un acta de defunción no es necesario la subsanación por omisión u error del estado conyugal.
- La certificación de no adeudos de efectos electrodomésticos para los actos de compraventa de viviendas, no está establecido en la Ley General de la Vivienda.
